Business Prozesse im Lockdown digitalisieren

Seit der Corona Pandemie schicken zahlreiche KMUs und große Konzerne ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Die Situation ist für die meisten Unternehmen neu und stellt das ganze Team vor eine große Herausforderung. So müssen Mitarbeiter auch räumlich voneinander getrennt effektiv zusammenarbeiten können. Doch mit der Digitalisierung der Business Prozesse gehen für Unternehmen und deren Mitarbeiter auch zahlreiche Vorteile einher.

Was ist die Digitalisierung?

Im ursprünglichen Sinn meint die Digitalisierung das Umwandeln analoger Informationen in digitale Formate. Das Ziel dabei ist, Informationen digital zu speichern, zu verarbeiten oder zu verteilen. In Unternehmen werden beispielsweise analoge Akten in digitale Akten umgewandelt und auf einem Server gespeichert. Neue Medien sollen direkt ohne Vorstufe einer analogen Version in digitaler Form erstellt werden. Die Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Verteilung digitalen Daten erfolgt über Informationstechnik wie Computer, Smartphones, Apps und Datenbanken. Im Vergleich zu analogen Daten können digitale Formate wesentlich schneller und flexibler verarbeitet werden.

Vorteile digitalisierter Geschäftsprozesse

Wenn Sie sowohl Ihre Geschäftskommunikation als auch Ihre Vertragsverwaltung digitalisieren, vereinheitlichen sie nicht nur ihre Business Prozesse, sondern kommen auch schneller zu Vertragsabschlüssen und Rechnungsstellung. Mit der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • Steigerung der Effizienz: Mit der Digitalisierung fällt langes Suchen von Dokumenten und der Papiertransport weg. Die Effizienz der Arbeitsprozesse wird dadurch enorm gesteigert.

  • Kosteneinsparung: Sowohl das Papier, der Druck und das Porto als auch die Archivierung kosten jede Menge Geld. Durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse lassen sich diese Kosten einfach einsparen.

  • Transparente Arbeitsabläufe: Die Digitalisierung ermöglicht eine lückenlose Aufzeichnung aller Tätigkeiten. Dadurch lässt sich auch im Nachhinein transparent nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welchen Arbeitsschritt erledigt hat.

  • Unabhängigkeit: Digitale Arbeitsprozesse machen Unternehmen wesentlich unabhängiger. Neue Mitarbeiter können dadurch schneller eingearbeitet werden und eine digitale Einarbeitung/Nachverfolgung macht die Prozesse übersichtlicher & effizienter.

Rechtssichere Digitalisierung der Business Prozesse

In Zeiten von Datenspionage und Cyber Kriminalität kommt einer rechtssicheren Gestaltung der Digitalisierung eine besonders hohe Bedeutung zu.  Ein eingescannter Vertrag fällt aus rechtlicher Sicht beispielsweise in eine andere Kategorie als das Original. Auch die DSGVO stellt an Unternehmen hohe Anforderungen.

Mithilfe von speziellen Plattformen und Systemen wie beispielsweise Frama RSign können digitale Arbeitsprozesse nicht nur wesentlich einfacher, sondern auch sicherer gemacht werden. Bei einer Vertragsunterzeichnung wird der Vertrag dem Unterzeichner über den Browser präsentiert und auch im Browser unterschieben. Um nachträgliche Manipulationen auszuschließen, wird der Inhalt anschließend versiegelt.

Workflow RSign

Mit RSign verwalten Sie Verträge digital & DSGVO-konform!

 

Durch die Kombination aus Datenschutz, einer einfachen Bedienung und einem nachvollziehbaren Unterschriftsprotokoll können Dokumentenprozesse wie beispielsweise Verträge wesentlich einfacher und sicherer gestaltet werden. Sie kommen zügiger zum Vertragsabschluss, ihr Kunde benötigt keine zusätzliche Software oder Schlüssel, um das Vertragsdokument unterschrieben verschlüsselt zurückzusenden. Insgesamt kann mit Frama RSign oder unseren weiteren digitalen Lösungen der bisherige analoge Workflow verbessert werden, sowie unter Wahrung der DSGVO auch sicherer für unser Kunden. Unter frama.de können Sie RSign unverbindlich für 30 Tage kostenlos testen oder Sie testen jetz imnudoo und genießen die Vorzüge von RSign hier integriert in unserer virtuellen Postbearbeitungslösung. Überzeugen Sie sich selbst und setzen Sie bei Digitalisierung von Business Prozessen auf Frama Deutschland.

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