Papierloses Büro: Wie Sie endlich umstellen!

Papierloses Büro: Wie Sie endlich umstellen!

Papierloses Büro: Wie Sie endlich umstellen

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist nicht nur umweltfreundlich, sondern geht für Unternehmen auch mit einer enormen Kosteneinsparung einher. Doch trotz verfügbarer Technologien haben zahlreiche Unternehmen noch nicht auf ein papierloses Büro umgestellt. Warum sich die Umstellung lohnt und wie Sie schnell und einfach auf ein papierloses Büro umstellen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Papierloses Büro – Kostensparend und umweltschonend

2018 lag der jährliche Papierverbrauch pro Bundesbürger in Deutschland bei 240 kg. Dies geht mit einer enormen Umweltbelastung einher. Denn für die Produktion von Papier werden nicht nur verschiedene Ressourcen wie Wasser, Holz und Energie benötigt, sondern auch umweltschädliches CO2 freigesetzt. Alleine aus Gründen des Umweltschützes lohnt sich für Unternehmen deshalb die Umstellung auf ein papierloses Büro. Doch damit noch nicht genug. Mit der Digitalisierung ihrer Dokumente können Unternehmen auch jede Menge Geld sparen:

  • Einsparung von Papier- und Druckkosten
  • Einsparung von Lagerkosten in Form von Aktenschränken und ganzen Räumen für die Archivierung
  • Senkung der Kosten für Geschäftsprozesse (beispielsweise dadurch, dass Dokumente schneller gefunden werden)
  • Einfache und sichere Speicherung der Daten an mehreren Orten

Papierloses Büro – So stellen Sie erfolgreich um

Frama Deutschland bietet Unternehmen mit hochwertigen Online-Produkten wie RMail, RSign und imnudoo bei der Umstellung zum papierlosen Büro eine enorme Hilfestellung. Die einzelnen Produkte werden im Folgenden kurz vorgestellt:

RMail

Ob persönliche Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder Bankverbindungen: Geschäftliche E-Mails enthalten oft vertrauliche Informationen. Bei einem unverschlüsselten Versand von E-Mails können solche Informationen auf dem Transportweg abgefangen und mitgelesen und im schlimmsten Fall sogar abgeändert werden. Aus diesem Grund kommt der Verschlüsselung von E-Mails im Rahmen der Digitalisierung eine besonders hohe Bedeutung zu. RMail ist die optimale Lösung für eine einfache und sichere E-Mail-Verschlüsselung. Mit RMail erhalten Unternehmen eine datenschutzkonforme E-Mail-Verschlüsselung, die sich leicht umsetzen lässt. RMail eignet sich sowohl für kleine und mittelständische als auch für große Unternehmen.

RSign

Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro ist eine sichere Alternative zur analogen Unterschrift gefragt. Durch seine einfache Bedienung und hohe Nutzerakzeptanz ist RSign die ideale Lösung. Damit halten Sie automatisch wichtige internationale Datenschutzgesetze ein und profitieren von umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten und Optionen im Administrationsmanagement.

imnudoo

Ganz ohne Papier geht es manchmal doch nicht. So werden beispielsweise wichtige Verträge nach wie vor auf dem Postweg versendet. Für eine reibungslose Abwicklung der Geschäftspost hat sich imnudoo als extrem hilfreich erwiesen. Mit imnudoo können Briefmarken für alle Postprodukte der Deutschen Post im Internet erzeugt und ausgedruckt werden. imnudoo eignet sich für Unternehmen, die über ein geringes, aber regelmäßiges Briefvolumen verfügen. Hierfür wählen die Mitarbeiter des Unternehmens einfach die Versandart (z.B. Standardbrief), drucken die Frankierung aus und kleben sie anschließend auf die Sendung. Nun muss die Post nur noch zum nächsten Postschalter oder Briefkasten gebracht werden. Die Öffnungszeiten oder Post spielen dadurch keine Rolle mehr. Auch eine Überfrankierung der Unternehmenspost ist mit imnudoo Schnee von gestern. Unternehmen erhalten volle Kostenkontrolle durch Reportingfunktionen und eine zentrale Kostenstellenverwaltung, die nach Standorten und unterschiedlichen Benutzern analysiert. Auch die Funktionen RMail und RSign sind auf imnudoo integriert- alles in einer webbasierten Plattform, ohne zusätzliche Soft- oder Hardware!

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie das papierlose Büro mit imnudoo und Ihrem Kommunikationsexperten Frama Deutschland.

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Jetzt Neu: RMail Recommends – Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung für Ihr Unternehmen

Jetzt Neu: RMail Recommends – Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung für Ihr Unternehmen

Jetzt Neu: RMail Recommends –

Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung für Ihr Unternehmen

Die Kommunikation in Unternehmen muss sowohl benutzerfreundlich als auch sicher sein. Damit vertrauliche Unternehmensdaten nicht in falsche Hände geraten, kommt der Verschlüsselung von E-Mails eine hohe Bedeutung zu. Zudem ist ein hoher Automatisierungsgrad von Vorteil, der sichergestellt, dass die Verschlüsselungstechnik von Mitarbeitern immer angewendet wird. Regelmäßig führen IT-Abteilungen Schulungen durch, um sicherzustellen, dass der Faktor Mensch für’s Unternehmen nicht zum Verhängnis wird. Das neue Feature RMail Recommends macht die Funktionalität des Verschlüsselungsdienstes RMail noch sicherer und benutzerfreundlicher. Warum Unternehmen ihre E-Mails unbedingt verschlüsseln sollten und wie sich das mit RMail Recommends einfach durch automatisierte E-Mail-Verschlüsselung umsetzen lässt, erfahren Sie hier.

Darum sollten Unternehmen ihre E-Mails verschlüsseln

Eine unverschlüsselte E-Mail ist wie eine Postkarte, die auf dem Weg zu ihrem Empfänger von jedem mitgelesen werden kann, der sie in die Hände bekommt. Deshalb ist die Verschlüsselung von E-Mails gerade bei sensiblen Unternehmen- oder Kundendaten extrem wichtig. Doch mehr als die Hälfte der Unternehmen versendet zumindest ab und zu unverschlüsselte Daten und ein Fünftel der Unternehmen verschlüsselt E-Mails gar nicht. Dies ist sowohl im Hinblick auf die immer wieder auftretenden Datenskandale als auch auf die gültige Datenschutz Grundverordnung fatal. Denn gemäß Artikel 32 der DSGVO sind Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen. E-Mail, die vertrauliche Daten enthalten, sollten deshalb vor dem Absenden immer verschlüsselt werden. Dadurch müssen Unternehmen keine rechtlichen Konsequenzen befürchten und werden zudem von außen als seriöses Unternehmen wahrgenommen.

Automatisierte E-Mail Verschlüsselung mit RMail Recommends

Im Normalfall müssen Mitarbeiter ihre E-Mail aktiv verschlüsseln, bevor sie diese versenden. Durch menschliche Fehler passiert es jedoch immer wieder, dass eine E-Mail versehentlich doch unverschlüsselt versendet wird. Das neue Feature RMail Recommends agiert direkt beim Versenden der E-Mail und empfiehlt oder verlangt automatisch, dass die Nachricht verschlüsselt werden muss. Damit erweitert das neue Feature die bereits bestehende Funktionalität von RMail um eine automatisierte Empfehlungsoption. Enthält eine E-Mail beispielsweise personenbezogene Daten, erscheint dem Absender beim Versenden der Nachricht ein kleines Pop-up Fenster. Dieses empfiehlt dem Mitarbeiter, die E-Mail mit dem Verschlüsselungsdienst von RMail zu versenden.

Unternehmen können mit RMail Recommends festlegen, welche Art von Nachrichten verschlüsselt werden müssen, welche Triggerwörter dazu verwendet werden sollen und ob Mitarbeiter die E-Mail-Verschlüsselung bestätigen müssen. Optional kann der Mitarbeiter vorab informiert werden, ob seine E-Mail-Nachricht verschlüsselt werden muss, oder nicht. All diese Grundeinstellungen und Triggerwörter werden individuell auf Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst und benötigen nach der einmaligen Einrichtung nur wenige administrative Betreuung. Somit können Unternehmen mithilfe von RMail Recommends, die automatisierte E-Mail-Verschlüsselung, sicher und effizient menschliche Fehler ihrer Mitarbeiter effektiv reduzieren und die Sicherheit in der Kommunikation erhöhen.

Die wichtigsten Vorteile von RMail Recommends auf einen Blick:

  • Menschliche Fehler werden reduziert
  • RMail Recommends empfiehlt oder fordert beim Versenden automatisch die Verschlüsselung der Nachricht
  • Automatische Durchsetzung der Compliance durch cleveres E-Mail Management
  • DSGVO-konforme Lösung zur Verarbeitung & Verwaltung personenbezogener Daten
  • Reduzierung von Sicherheitslücken im E-Mail-Management, Erhöhung der IT-Sicherheit
  • Durch Automatische Verschlüsselung einfache Handhabung, keine Mitarbeiterschulung nötig

Auch auf imnudoo können Sie die E-Mail-Verschlüsselung von RMail nutzen und so die Vorzüge eines gerichtssicheren Sendungsnachweises testen. Wenn Sie gerne zur E-Mail-Verschlüsselung oder zur automatisierten E-Mail-Verschlüsselung beraten werden möchten, können Sie hier eine Produktdemo mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann buchen.

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Frankierlösung für Unternehmen

Frankierlösung für Unternehmen

imnudoo: Die Frankierlösung für Unternehmen mit mehreren Standorten

Beim Versand von Briefen und Warensendungen sparen imnudoo-Kunden jede Menge Zeit und Geld. imnudoo eignet sich insbesondere für Unternehmen mit geringem aber regelmäßigen Briefvolumen, sowie Firmen mit mehreren Standorten. Spezielle Business-Funktionen, wie Kostenstellen-Reporting oder individuelle Werbebotschaften, helfen Unternehmen, ihre Ausgangspost einheitlich und effizient abzuwickeln.

In 60 Sekunden Briefe online frankieren

Mit imnudoo können Briefe innerhalb kürzester Zeit frankiert werden. Hierfür wählen Sie einfach die Sendungsart wie zum Beispiel einen Standardbrief, drucken die Briefmarke aus und kleben diese auf Ihre Sendung. Anschließend müssen Sie diese nur noch zum nächsten Briefkasten bringen.

Um den Service von imnudoo verwenden zu können, sind keine zusätzlichen Anschaffungen nötig. Das einzige, was Nutzer benötigen, ist ein Bürodrucker. Imnudoo kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden. Dadurch eignet sich die Frankierlösung auch für Mitarbeiter im Homeoffice sowie Unternehmen mit mehreren Standorten.

imnudoo – Vorteile im Überblick

Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Firmen mit mehreren Standorten profitieren bei der Nutzung von imnudoo durch verschiedene Vorteile:

  • Unkompliziert Warensendungen und Briefe online frankieren
  • Zentrale Portokasse für mehrere Standorte
  • Effektive Reporting-Funktion & volle Kostenkontrolle
  • Favoritenfunktion für häufige Versandarten & Adressen
  • Kostenlose Tarif-Updates: Immer die richtigen Portowerte
  • Sendungsverfolgung mit Track & Trace Übersicht
  • Eigenes Firmenlogo & individuelle Werbebotschaften in Farbe
  • Standortunabhängig skalierbar nach ihren Unternehmensbedürfnissen

imnudoo Frankierlösung für mehrere Standorte

Grundsätzlich eignet sich imnudoo für alle Unternehmen mit einem geringen aber regelmäßigen Briefvolumen. Besonders vorteilhaft ist der Service für Unternehmen mit mehreren Filialen beziehungsweise Niederlassungen. Im Bereich Portoverwaltung und Portokostenkontrolle bietet imnudoo verschiedene Zusatzdienstleistungen an. Die Funktionen können sowohl zentral als auch vor Ort bedient werden. Das System ist flexibel skalierbar und passt sich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Spezielle Business-Funktionen helfen bei einer einheitlichen und effizienten Abwicklung der Ausgangpost. Mithilfe des umfangreichen Reportings haben Unternehmen ihre Portokosten stets von jedem Standort aus im Blick. Die eingebaute Sendungsverfolgung ermöglicht es sämtlichen Mitarbeitern, die einzelnen Sendungen über die imnudoo Plattform nachzuverfolgen.

Interessierte haben die Möglichkeit, die imnudoo Produktdemo zu buchen und den Service unverbindlich und kostenfrei zu testen. Einfach auf den untenstehenden Button klicken & eine Produktdemo mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann vereinbaren. Wann digitalisieren Sie?

 

 

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Große Dateien sicher versenden?

Große Dateien sicher versenden?

Große Dateien sicher versenden

Bei vielen Providern ist die maximale Größe für E-Mail Anhänge begrenzt. So können beispielsweise bei Yahoo und GMail mit einer E-Mail maximal 25 Mbyte versendet werden. Neben E-Mails stehen heute zahlreiche weitere Möglichkeiten zum Teilen großer Dateien wie beispielsweise Fotos oder Videos zur Verfügung. WhatsApp oder Google Drive sind nur wenige Beispiele. Doch gerade bei sensiblen Unternehmensdaten ist ein sicheres, DSGVO-konformes Versenden von E-Mails extrem wichtig.

Nutzung privater Dienste zum Versenden sensibler Unternehmensdaten

Im privaten Bereich nutzen die meisten Menschen verschiedene Cloud-Dienste wie beispielsweise Dropbox oder GoogleDrive, mit denen große Dateien schnell und einfach gespeichert und geteilt werden können. In Sekundenschnelle lässt sich ein Link zum Teilen der Inhalte erzeugen, welcher anschließend einfach an die gewünschten Personen weitergeleitet wird.

Da den Mitarbeitern zahlreicher Unternehmen geeignete Möglichkeiten fehlen, große Dateien auszutauschen, kommen hierfür häufig private Cloud-Speicherplätze zum Einsatz. Dadurch liegen vertrauliche Unternehmensdaten immer häufiger auf den privaten Speicherplätzen der Mitarbeiter, wo sie regelmäßig von Cloud-Betreibern gescannt werden. Auf diese Weise geraten vertrauliche Daten schnell in die falschen Hände.

Welche Ansprüche müssen File Sharing Tools erfüllen?

Verschiedene Tools ermöglichen das Versenden großer Anhänge für private und berufliche Zwecke. Um große Dateien DSGVO-konform versenden zu können, müssen solche Tools verschiedene Ansprüche erfüllen:

  • Einfache Integration in das genutzte E-Mail Programm.
  • Übertragene Dateien werden nicht online gespeichert.
  • Nur die Personen mit Zugriffsrechten können auf die Dateien in der Cloud zugreifen.
  • Die versendeten Links erreichen die Ziel-E-Mail Adresse.
  • E-Mails können verschlüsselt werden.
  • Erfolgreiches Zustellen und Öffnen der Einladungs-E-Mails kann nachgewiesen werden.

Wie Sie große Dateien DSGVO-konform versenden können

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool, mit dem sich große Anhänge sicher versenden lassen, haben sich viele Unternehmen für Large Mail als Teil der R-Mail Suite entschieden. Der weltweit führende Dateitransfer Service überzeugt durch folgende Vorteile:

  • Durch die Integration von Large Mail in den Workflow des Mitarbeiters wird kein separater Browser oder Log-In benötigt.
  • Aus Outlook können Mitarbeiter E-Mails mit bis zu 1 Gigabyte Anhängen versenden.
  • Large Mail verwendet eine vertrauenswürdige, verifizierte Absender-Adresse ohne Werbung und Spam.
  • Zum Verifizieren der E-Mail Zustellung verwendet Large Mail den Zustellungsnachweis von RMail. Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dient dieser als Compliance Record.
  • Mit LargeMail kann die gesamte Kommunikation verschlüsselt werden.
  • Die Downloadbenachrichtigungen, Speicherdauer, etc. lassen sich durch die IT Abteilung oder einen Verantwortlichen administrieren.

Mehr Informationen zu Large Mail, der E-Mail-Verschlüsselung, elektronischen Unterschrift oder der Online Briefmarke von imnudoo erhalten Sie unter www.imnudoo.de. Gerne können Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann buchen und lassen Sie sich individuell zu Ihren Unternehmensbedürfnissen beraten. Wir unterstützen Sie in der Digitalisierung Ihrer Workflows, sowie in datenschutzrechtlichen Fragen und Audits- Ihr imnudoo Team!

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Business Prozesse im Lockdown digitalisieren

Business Prozesse im Lockdown digitalisieren

Business Prozesse im Lockdown digitalisieren

Seit der Corona Pandemie schicken zahlreiche KMUs und große Konzerne ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Die Situation ist für die meisten Unternehmen neu und stellt das ganze Team vor eine große Herausforderung. So müssen Mitarbeiter auch räumlich voneinander getrennt effektiv zusammenarbeiten können. Doch mit der Digitalisierung der Business Prozesse gehen für Unternehmen und deren Mitarbeiter auch zahlreiche Vorteile einher.

Was ist die Digitalisierung?

Im ursprünglichen Sinn meint die Digitalisierung das Umwandeln analoger Informationen in digitale Formate. Das Ziel dabei ist, Informationen digital zu speichern, zu verarbeiten oder zu verteilen. In Unternehmen werden beispielsweise analoge Akten in digitale Akten umgewandelt und auf einem Server gespeichert. Neue Medien sollen direkt ohne Vorstufe einer analogen Version in digitaler Form erstellt werden. Die Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Verteilung digitalen Daten erfolgt über Informationstechnik wie Computer, Smartphones, Apps und Datenbanken. Im Vergleich zu analogen Daten können digitale Formate wesentlich schneller und flexibler verarbeitet werden.

Vorteile digitalisierter Geschäftsprozesse

Wenn Sie sowohl Ihre Geschäftskommunikation als auch Ihre Vertragsverwaltung digitalisieren, vereinheitlichen sie nicht nur ihre Business Prozesse, sondern kommen auch schneller zu Vertragsabschlüssen und Rechnungsstellung. Mit der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • Steigerung der Effizienz: Mit der Digitalisierung fällt langes Suchen von Dokumenten und der Papiertransport weg. Die Effizienz der Arbeitsprozesse wird dadurch enorm gesteigert.

  • Kosteneinsparung: Sowohl das Papier, der Druck und das Porto als auch die Archivierung kosten jede Menge Geld. Durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse lassen sich diese Kosten einfach einsparen.

  • Transparente Arbeitsabläufe: Die Digitalisierung ermöglicht eine lückenlose Aufzeichnung aller Tätigkeiten. Dadurch lässt sich auch im Nachhinein transparent nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welchen Arbeitsschritt erledigt hat.

  • Unabhängigkeit: Digitale Arbeitsprozesse machen Unternehmen wesentlich unabhängiger. Neue Mitarbeiter können dadurch schneller eingearbeitet werden und eine digitale Einarbeitung/Nachverfolgung macht die Prozesse übersichtlicher & effizienter.

Rechtssichere Digitalisierung der Business Prozesse

In Zeiten von Datenspionage und Cyber Kriminalität kommt einer rechtssicheren Gestaltung der Digitalisierung eine besonders hohe Bedeutung zu.  Ein eingescannter Vertrag fällt aus rechtlicher Sicht beispielsweise in eine andere Kategorie als das Original. Auch die DSGVO stellt an Unternehmen hohe Anforderungen.

Mithilfe von speziellen Plattformen und Systemen wie beispielsweise Frama RSign können digitale Arbeitsprozesse nicht nur wesentlich einfacher, sondern auch sicherer gemacht werden. Bei einer Vertragsunterzeichnung wird der Vertrag dem Unterzeichner über den Browser präsentiert und auch im Browser unterschieben. Um nachträgliche Manipulationen auszuschließen, wird der Inhalt anschließend versiegelt.

Workflow RSign

Mit RSign verwalten Sie Verträge digital & DSGVO-konform!

 

Durch die Kombination aus Datenschutz, einer einfachen Bedienung und einem nachvollziehbaren Unterschriftsprotokoll können Dokumentenprozesse wie beispielsweise Verträge wesentlich einfacher und sicherer gestaltet werden. Sie kommen zügiger zum Vertragsabschluss, ihr Kunde benötigt keine zusätzliche Software oder Schlüssel, um das Vertragsdokument unterschrieben verschlüsselt zurückzusenden. Insgesamt kann mit Frama RSign oder unseren weiteren digitalen Lösungen der bisherige analoge Workflow verbessert werden, sowie unter Wahrung der DSGVO auch sicherer für unser Kunden. Unter frama.de können Sie RSign unverbindlich für 30 Tage kostenlos testen oder Sie testen jetz imnudoo und genießen die Vorzüge von RSign hier integriert in unserer virtuellen Postbearbeitungslösung. Überzeugen Sie sich selbst und setzen Sie bei Digitalisierung von Business Prozessen auf Frama Deutschland.

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Digitalisierung von Workflows in der Immobilien- und Baubranche

Digitalisierung von Workflows in der Immobilien- und Baubranche

Digitalisierung von Workflows in der Immobilien- u. Baubranche

Die E-Signatur & verschlüsselter E-Mail Versand

Die Digitalisierung massiv voranzutreiben, ist das erklärte Ziel der Politik. In den alltäglichen Workflows vieler Branchen sind digitale Praktiken allerdings noch immer viel zu wenig eingeübt. Nicht nur die völlig unzureichend mit Geräten ausgestatteten Behörden und Schulen betrifft dies, sondern auch Gewerbe wie die Immobilien- und Baubranche. Anhand des Dokumentenversands lässt sich das verdeutlichen. Hier werden Dokumente größtenteils immer noch auf Papier gedruckt, von Hand unterschrieben und entweder postalisch oder per gewöhnlicher E-Mail unverschlüsselt versandt. Mit imnudoo unterstützen wir Unternehmen in der Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche, stellen auch Sie endlich um.

Digitalisierung während der Pandemie verpasst?

Die Corona-Pandemie brachte in den Geschäftsabläufen von Unternehmen viele Dinge an den Tag, über die sich viele vorher kaum Gedanken machten. Besonders in solchen Branchen, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen. Kurzum: hier ist die Immobilien- und Baubranche gemeint. Auch wenn es längst sichere Lösungen für eine elektronische Unterschrift gibt, werden hier Dokumente wie eh und je per Hand unterschrieben. Wieso hat hier die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche noch nicht Einzug gehalten? Die Antwort liegt auf der Hand: Es handelt sich zumeist um vertrauliche Dokumente wie Verträge, bei denen es um hohe Summen geht und es auf Rechtssicherheit ankommt.

Veraltete & kostenintensive Workflows

Großbaustellen sind ein vortreffliches Beispiel, denn hier sind gewaltige Papiermengen zu bewältigen. Ein Auftragnehmer muss absolut sicher sein, dass die geleistete Unterschrift auf dem empfangenen Vertragsdokument tatsächlich vom Auftraggeber stammt. Zudem müssen beide Vertragsparteien Gewissheit haben, dass ihnen ein identisches Dokument vorliegt, es also nicht durch Dritte manipuliert wurde. Andernfalls könnte es die Unwirksamkeit des Vertrags nach sich ziehen. Aus diesen Gründen gestalten sich Prozesse immer noch sehr umständlich: Ein digitales Dokument wird zuerst auf Papier ausgedruckt und mit der Hand unterschrieben. Anschließend wird das Dokument entweder per Post versandt oder erst eingescannt und dann im Anhang einer E-Mail verschickt. Das ist mit viel Aufwand verbunden und kostet unnötig Zeit und Geld. In der Immobilienbranche sieht es nicht viel anders aus. Auch hier erfolgt die Unterschriftsleistung auf Mietverträgen in den meisten Fällen immer noch analog. Die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche zeigt vor allem in Zeiten der Krise neue Möglichkeiten und Geschäftsprozesse auf, die es zu nutzen gilt.

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E-Mail Verschlüsselung und elektronische Unterschrift zur Workflow-Vereinfachung in der Immobilienbranche.

Digitale Chancen nutzen: Elektronische Unterschrift

Die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche zeigt vor allem in Zeiten der Krise neue Möglichkeiten und Geschäftsprozesse auf, die es zu nutzen gilt. Viel einfacher ließe sich der Ablauf indes durch eine elektronische Unterschrift gestalten. Mit der Lösung Frama RSign™ können Nutzer spielend einfach digital unterschreiben und dadurch ihre Workflows viel effizienter gestalten. Die Lösung wurde von offiziellen Stellen geprüft und entspricht den Anforderungen der DSGVO. In Kombination mit einem Produkt wie RMail versenden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt und sind dadurch auf der sicheren Seite. RMail bietet eine DSGVO-konforme Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass Dritte die verschlüsselte E-Mail während des Transports nicht lesen können und die E-Mail nur vom Absender und Empfänger entschlüsselt werden kann. Sensible Information wie Bankverbindungen, persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse lassen sich somit datenschutzkonform versenden. Nicht nur der Inhalt der E-Mail, sondern auch die mit der E-Mail verschickten Anhänge sind dadurch optimal geschützt. Beide Funktionen, RMail & RSign, sind auf imnudoo ganz exklusiv für Sie inkludiert, damit Sie die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche vorantreiben können.

Der E-Mail Versand elektronisch unterschriebener Dokumente und die digitale Verwaltung von Verträgen hat viele Vorteile:

Zeitersparnis:

Weniger Aufwand beim Unterschreiben und Versenden von Dokumenten. Besonders bei Verträgen, die von mehreren Parteien unterschrieben werden müssen, ist die elektronische Unterschrift und der verschlüsselte Versand von Dokumenten von Vorteil, weil sich Prozesse dadurch deutlich beschleunigen lassen.

Rechtssicherheit:

Durch DSGVO-Konformität einer Lösung wie Frama RSign™ und eine verschlüsselte E-Mail Übertragung per RMail sind Nutzer auf der absolut sicheren Seite. Die Dokumente sind optimal geschützt und absolut rechtssicher.

Nachhaltigkeit:

Nicht nur Zeit lässt sich durch digitalisierte Workflows sparen, sondern auch Geld. Der Verbrauch von Papier und Druckertinte kann spürbar gesenkt werden. Das schont das Budget und auch die Umwelt durch weniger Verbrauch von Ressourcen.

Fazit:

Mit den richtigen Tools lassen sich Workflows in der Immobilien- und Baubranche optimal digitalisieren und dadurch nachhaltig vereinfachen. Das bringt den betreffenden Branchen nicht nur eine deutliche Zeit- und Geldersparnis, sondern auch einen spürbaren Wettbewerbsvorteil. Durch die Digitalisierung der Workflows können Geschäftsabläufe in der Immobilien- und Baubranche insgesamt gestrafft und dadurch die Effizienz deutlich gesteigert werden.

Mehr Informationen zur E-Mail-Verschlüsselung, elektronischen Unterschrift oder der Online Briefmarke von imnudoo erhalten Sie unter www.imnudoo.de oder vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann und lassen Sie sich individuell zu Ihren Unternehmensbedürfnissen beraten. Wir unterstützen Sie in der Digitalisierung Ihrer Workflows, sowie in datenschutzrechtlichen Fragen und Audits- Ihr imnudoo Team!

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