Datenschutz beim E-Mail-Versand: Das sollten Sie beachten!

Datenschutz und Compliance sind seit dem Inkrafttreten der DSGVO zu einem wichtigen Thema für Unternehmen geworden. Leider gehören verschlüsselte E-Mails noch nicht zum Standard in der elektronischen Kommunikation. Eine Hürde sind aufwendige Softwarelösungen, die von Empfängerinnen und Empfängern aufgrund des Zusatzaufwandes nicht akzeptiert werden. Lesen Sie im Beitrag mehr über die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und informieren Sie sich über hilfreiche Tools für den datenschutzkonformen E-Mail-Versand.

Umgang mit personenbezogenen Daten

In der Praxis spielen die Art der Verschlüsselung, der aktuelle Stand der Technik und der Schutzbedarf der enthaltenen Daten eine Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung fordert die Verschlüsselung als risikominimierende Maßnahme bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurden Verschlüsselungstechniken nur empfohlen. Unternehmen müssen die passenden Schutzmaßnahmen je nach Anforderung selbst auswählen. Auf der Datenschutzkonferenz (DSK) der jeweiligen Aufsichtsbehörden des Bundes und der Länder wurde das Thema diskutiert. Das Expertengremium empfiehlt eine Transportverschlüsselung, sobald personenbezogene Daten enthalten sind. Bei besonders schutzbedürftigen Daten, beispielsweise bei der elektronischen Kommunikation im Gesundheitsbereich, muss eine zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung integriert werden. Unternehmen nehmen regelmäßig Analysen vor um zu bewerten, ob bei der Übermittlung der Daten ein Risiko für die Rechte und die Freiheit der Empfängerinnen und Empfänger besteht. Zu den personenbezogenen Daten gehören sämtliche Informationen zu einer Person, die erhoben werden. Neben der Anschrift und der E-Mail-Adresse fallen politische Meinungen, biometrische Daten, Informationen zum Gesundheitszustand, die ethnische Herkunft oder die religiöse Überzeugung in den Bereich. Unverschlüsselte E-Mails sind risikobehaftet, da unbefugte Dritte mitlesen könnten. Werden datenschutzrechtliche Vorgaben verletzt oder werden geschützte Daten anderen Personen zugänglich, müssen Unternehmen die Initiative ergreifen und die betroffenen Personen und Datenschutzbehörden informieren. Bei verschlüsselten E-Mails entfällt diese Pflicht.

Workflow RMail

E-Mails sicher verschlüsseln und vor unbefugten Zugriff schützen

Beim E-Mail-Versand können zwei Verschlüsselungsmethoden zum Einsatz kommen: Die Transport- und die Inhaltsverschlüsselung. Die Transportverschlüsselung funktioniert wie ein sicherer Tunnel. Bei der Übermittlung ist die E-Mail unlesbar. Meta-Daten, Betreff und die Absender- und Empfänger-Adresse bleiben jedoch komplett unverschlüsselt. Vor und nach der Übermittlung wird die E-Mail lesbar auf dem jeweiligen Server gespeichert. Im Idealfall greifen Transportverschlüsselung und Inhaltsverschlüsselung (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) perfekt ineinander, um einen bestmöglichen Sicherheitsstandard zu erzielen. Mit beiden Varianten sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite.

Ganzheitliche Lösungen machen E-Mail-Transaktionen nachvollziehbar

Optimale Softwarelösungen setzen die Vorgaben aus der DSGVO auf allen Ebenen um. Praktische Schnittstellen zu relevanter Sicherheitssoftware und Data Loss Prevention Tools sorgen für maximale Sicherheit. Der verschlüsselte E-Mail-Versand ist mit einer leistungsstarken Software wie RMail unkompliziert und direkt aus dem E-Mail-Programm möglich. Der Umweg über externe Server oder Websites entfällt. Nur der Empfänger ist in der Lage, die Nachricht zu lesen. Neben der Transportverschlüsselung wird zusätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet. Der E-Mail-Versand lässt sich jederzeit mit dem integrierten Zustellnachweis nachvollziehen. Das sorgt im Falle von Streitigkeiten für maximale Rechtssicherheit. Da auch das Öffnen der E-Mail dokumentiert wird, übernimmt der Zustellnachweis die gleiche Funktion wie ein Einschreiben mit Rückschein. RMail bietet darüber hinaus weitere hilfreiche Dokumentationsmöglichkeiten. Wenn die internen Regelungen oder gesetzliche Vorgaben eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail erfordern, hilft eine lückenlose Dokumentation dabei nachzuweisen, dass die Vorgaben eingehalten wurden. Digitale Signaturen erhöhen die Fälschungs- und Manipulationssicherheit. Neben dem Versand wird auch der Inhalt erfasst. Original-Nachrichten können jederzeit wiederhergestellt werden und sind mit RMail wirksam gegen Manipulationsversuche abgesichert. Eine ganzheitliche Lösung bezieht alle Kommunikationsmittel ein. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter interne E-Mails über das Diensthandy oder Tablets versenden. Flexible Systeme, die individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können, sind in dem Fall die beste Lösung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, die Angestellten für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und in regelmäßigen Fortbildungen wertvolles Wissen zu vermitteln.

RMail EinschreibenTools LargeMail, RSign, RMail

 

Die Vorteile der Softwarelösung auf einen Blick

RMail ist intuitiv zu bedienen und bietet damit maximalen Komfort und einen optimalen Schutz der Privatsphäre. Für die Nutzung der Software sind auf Empfängerseite keine zusätzlichen Arbeitsschritte notwendig. Das erhöht die Akzeptanz. Die erhaltene E-Mail kann dank der TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) ohne Softwareinstallation verschlüsselt beantwortet werden. Elektronische Signaturen beschleunigen Vertragsabschlüsse. Mit RMail werden Dokumente und Vereinbarungen einfach per Mausklick unterzeichnet. Alle rechtlichen Standards werden eingehalten. Mails mit großen Dateianhängen können unkompliziert versendet werden. Datenschutz lässt sich mit den richtigen Tools effizient und rechtssicher umsetzen. Testen Sie kostenlos die integrierte RMail-Funktion auf imnudoo oder testen Sie das Tool RMail kostenlos hier.

 

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