Digitalisierung von Workflows in der Immobilien- u. Baubranche

Die E-Signatur & verschlüsselter E-Mail Versand

Die Digitalisierung massiv voranzutreiben, ist das erklärte Ziel der Politik. In den alltäglichen Workflows vieler Branchen sind digitale Praktiken allerdings noch immer viel zu wenig eingeübt. Nicht nur die völlig unzureichend mit Geräten ausgestatteten Behörden und Schulen betrifft dies, sondern auch Gewerbe wie die Immobilien- und Baubranche. Anhand des Dokumentenversands lässt sich das verdeutlichen. Hier werden Dokumente größtenteils immer noch auf Papier gedruckt, von Hand unterschrieben und entweder postalisch oder per gewöhnlicher E-Mail unverschlüsselt versandt. Mit imnudoo unterstützen wir Unternehmen in der Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche, stellen auch Sie endlich um.

Digitalisierung während der Pandemie verpasst?

Die Corona-Pandemie brachte in den Geschäftsabläufen von Unternehmen viele Dinge an den Tag, über die sich viele vorher kaum Gedanken machten. Besonders in solchen Branchen, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen. Kurzum: hier ist die Immobilien- und Baubranche gemeint. Auch wenn es längst sichere Lösungen für eine elektronische Unterschrift gibt, werden hier Dokumente wie eh und je per Hand unterschrieben. Wieso hat hier die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche noch nicht Einzug gehalten? Die Antwort liegt auf der Hand: Es handelt sich zumeist um vertrauliche Dokumente wie Verträge, bei denen es um hohe Summen geht und es auf Rechtssicherheit ankommt.

Veraltete & kostenintensive Workflows

Großbaustellen sind ein vortreffliches Beispiel, denn hier sind gewaltige Papiermengen zu bewältigen. Ein Auftragnehmer muss absolut sicher sein, dass die geleistete Unterschrift auf dem empfangenen Vertragsdokument tatsächlich vom Auftraggeber stammt. Zudem müssen beide Vertragsparteien Gewissheit haben, dass ihnen ein identisches Dokument vorliegt, es also nicht durch Dritte manipuliert wurde. Andernfalls könnte es die Unwirksamkeit des Vertrags nach sich ziehen. Aus diesen Gründen gestalten sich Prozesse immer noch sehr umständlich: Ein digitales Dokument wird zuerst auf Papier ausgedruckt und mit der Hand unterschrieben. Anschließend wird das Dokument entweder per Post versandt oder erst eingescannt und dann im Anhang einer E-Mail verschickt. Das ist mit viel Aufwand verbunden und kostet unnötig Zeit und Geld. In der Immobilienbranche sieht es nicht viel anders aus. Auch hier erfolgt die Unterschriftsleistung auf Mietverträgen in den meisten Fällen immer noch analog. Die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche zeigt vor allem in Zeiten der Krise neue Möglichkeiten und Geschäftsprozesse auf, die es zu nutzen gilt.

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E-Mail Verschlüsselung und elektronische Unterschrift zur Workflow-Vereinfachung in der Immobilienbranche.

Digitale Chancen nutzen: Elektronische Unterschrift

Die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche zeigt vor allem in Zeiten der Krise neue Möglichkeiten und Geschäftsprozesse auf, die es zu nutzen gilt. Viel einfacher ließe sich der Ablauf indes durch eine elektronische Unterschrift gestalten. Mit der Lösung Frama RSign™ können Nutzer spielend einfach digital unterschreiben und dadurch ihre Workflows viel effizienter gestalten. Die Lösung wurde von offiziellen Stellen geprüft und entspricht den Anforderungen der DSGVO. In Kombination mit einem Produkt wie RMail versenden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt und sind dadurch auf der sicheren Seite. RMail bietet eine DSGVO-konforme Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass Dritte die verschlüsselte E-Mail während des Transports nicht lesen können und die E-Mail nur vom Absender und Empfänger entschlüsselt werden kann. Sensible Information wie Bankverbindungen, persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse lassen sich somit datenschutzkonform versenden. Nicht nur der Inhalt der E-Mail, sondern auch die mit der E-Mail verschickten Anhänge sind dadurch optimal geschützt. Beide Funktionen, RMail & RSign, sind auf imnudoo ganz exklusiv für Sie inkludiert, damit Sie die Digitalisierung in der Immobilien- u. Baubranche vorantreiben können.

Der E-Mail Versand elektronisch unterschriebener Dokumente und die digitale Verwaltung von Verträgen hat viele Vorteile:

Zeitersparnis:

Weniger Aufwand beim Unterschreiben und Versenden von Dokumenten. Besonders bei Verträgen, die von mehreren Parteien unterschrieben werden müssen, ist die elektronische Unterschrift und der verschlüsselte Versand von Dokumenten von Vorteil, weil sich Prozesse dadurch deutlich beschleunigen lassen.

Rechtssicherheit:

Durch DSGVO-Konformität einer Lösung wie Frama RSign™ und eine verschlüsselte E-Mail Übertragung per RMail sind Nutzer auf der absolut sicheren Seite. Die Dokumente sind optimal geschützt und absolut rechtssicher.

Nachhaltigkeit:

Nicht nur Zeit lässt sich durch digitalisierte Workflows sparen, sondern auch Geld. Der Verbrauch von Papier und Druckertinte kann spürbar gesenkt werden. Das schont das Budget und auch die Umwelt durch weniger Verbrauch von Ressourcen.

Fazit:

Mit den richtigen Tools lassen sich Workflows in der Immobilien- und Baubranche optimal digitalisieren und dadurch nachhaltig vereinfachen. Das bringt den betreffenden Branchen nicht nur eine deutliche Zeit- und Geldersparnis, sondern auch einen spürbaren Wettbewerbsvorteil. Durch die Digitalisierung der Workflows können Geschäftsabläufe in der Immobilien- und Baubranche insgesamt gestrafft und dadurch die Effizienz deutlich gesteigert werden.

Mehr Informationen zur E-Mail-Verschlüsselung, elektronischen Unterschrift oder der Online Briefmarke von imnudoo erhalten Sie unter www.imnudoo.de oder vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann und lassen Sie sich individuell zu Ihren Unternehmensbedürfnissen beraten. Wir unterstützen Sie in der Digitalisierung Ihrer Workflows, sowie in datenschutzrechtlichen Fragen und Audits- Ihr imnudoo Team!

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