DSGVO – Was Sie unbedingt wissen müssen

Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018, müssen Unternehmen zahlreiche Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllen. Da die Kommunikation in Unternehmen zunehmend digital stattfindet, sind sensible Daten von Kunden oder Geschäftspartnern hohen Risiken ausgesetzt. Von verschlüsselten E-Mails über elektronische Signaturen bis hin zu einem digitalen Vertragsmanagement: Mit den digitalen Produkten von Frama Deutschland erhalten Unternehmen optimale Unterstützung für eine DSGVO-konforme Kommunikation.

Was ist die Datenschutzgrundverordnung?

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) regelt das Datenschutzrecht in Europa (Umgang mit personenbezogenen Daten). Seit Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen zahlreiche Pflichten wie die Sicherstellung der Datensicherheit oder die Umsetzung von Betroffenenrechten erfüllen. Ein Verstoß gegen die europäische Datenschutzgrundverordnung kann im schlimmsten Fall mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Was sind personenbezogene Daten?

Die Datenschutz-Grundverordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind z. B:

  • sexuelle Orientierung
  • ethnische Herkunft
  • politische Meinung
  • biometrische Daten
  • religiöse Überzeugung
  • Informationen über den Gesundheitszustand

Achtung! Auch Bilder, Videos und Tonaufnahmen oder Röntgenbilder können personenbezogene Daten enthalten!

Grundsätze der Datenverarbeitung

Da ein Verstoß gegen die europäische Datenschutzgrundverordnung mit einem hohen Bußgeld geahndet werden kann, sollten Unternehmen und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Grundsätze der Datenverarbeitung kennen:

  • Transparente Verarbeitung
  • Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
  • Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung
  • Richtigkeit der Daten
  • Datenminimierung
  • Zweckbindung
  • Speicherbegrenzung
  • Verarbeitung nach Treu und Glauben

DSGVO-konforme E-Mail Kommunikation

In den meisten Unternehmen findet die Kommunikation zunehmend digital per E-Mail statt. Da 90 % der Cyberangriffe per E-Mail stattfinden, birgt jedoch gerade das Versenden von E-Mails hohe Risiken. Sowohl für kleine und mittelständische als auch für große Unternehmen ist RMail eine optimale Lösung, welche eine DSGVO-konforme Kommunikation per E-Mail möglich macht. Die Nutzung von RMail geht für Unternehmen mit folgenden Vorteilen einher:

  • Einhaltung der Datenschutzregelungen
  • Schutz vertraulicher Informationen
  • Professionelle Dokumentation der Inhalts- und E-Mail-Verschlüsselung
  • Automatisierte Empfehlungsoption für die Verschlüsselung durch RMail Recommends
  • E-Mail Empfänger müssen keinerlei Vorkehrungen treffen
  • Möglichkeit der Unterzeichnung von Dokumenten und Vereinbarungen mit elektronischen Signaturen
  • Verschlüsselter Versand großer Dateien
  • Clevere Zusatzfunktionen wie eine einfache PDF-Konvertierung oder Anti-Whaling für einen besonders hohen Schutz vor Cyberattacken

Weitere Informationen zu RMail finden Sie hier.

Verträge und Vereinbarungen digital und rechtssicher signieren

In vielen Unternehmen werden Verträge nach wie vor per Hand unterzeichnet. Die Dokumente müssen hierfür zunächst ausgedruckt und unterzeichnet und anschließend zur Gegenunterzeichnung per Post an den Empfänger geschickt werden. Dies nimmt jede Menge Zeit in Anspruch und ist darüber hinaus für beide Vertragsparteien sehr aufwändig und umständlich. Mithilfe von RSign können Sie Ihre Business- und Vertragsprozesse einfacher und effizienter gestalten. Durch das digitale Signieren und Versenden von Verträgen und Vereinbarungen sparen Sie jede Menge Zeit. Mit RSign können Sie Verträge innerhalb kürzester Zeit austauschen und Ihre Vertragspartner gegenzeichnen lassen.

Hier erfahren Sie mehr über RSign.

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