E-Mail-Einschreiben und Verschlüsselung

 

  • Komfort einer E-Mail mit der Nachvollziehbarkeit eines eingeschriebenen Briefes

  • Automatische Verschlüsselung der E-Mails

  • Anhänge mit einer Größe bis zu 1GB versenden

Unterstützt von RMail

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Die smarte Art, wichtige Nachrichten zu verschicken

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E-Mail wie gewohnt schreiben.

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Auf „Eingeschrieben Senden“ statt auf „Senden“ klicken. Das war es schon!

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Sie erhalten wie beim Einschreibebrief Ihren Beleg spätestens nach 2h zugemailt.

E-Mail ist die meistgenutzte Form der Online-Kommunikation und gleichwohl birgt diese immer noch erhebliche Schwachstellen. So können Sie z.B. keine sehr großen Anhänge versenden. Sie können nicht überprüfen, ob Ihre E-Mails angekommen sind. Und wer kann schon mit Gewissheit bestätigen, dass Ihre Nachrichten nicht heimlich mitgelesen wurden?

Mit RMail lassen sich vertrauliche Informationen verschlüsselt und nachweisbar direkt aus imnudoo oder aus Ihrem bestehenden E-Mail Programm (z.B. Outlook, Office 365, Gmail) versenden. Ob Verträge, Abrechnungen oder Personendaten, RMail bietet volle Sicherheit und Nachweisbarkeit. Und das ohne IT-Kenntnisse. Wer ein E-Mailprogramm bedienen kann, kann mit RMail umgehen.

So funktioniert das E-Mail-Einschreiben

Mit RMail können Sie von der gewohnten Outlook- oder Gmail-Umgebung heraus vertrauliche Daten und Informationen versenden. Sie haben immer einen Nachweis, dass Ihre E-Mail sicher und unversehrt angekommen ist.

Workflow
  1. Ihre E-Mail auf imnudoo oder über wie gewohnt in Outlook oder Gmail vorbereiten.
  2. Die Nachricht eingeschrieben verschicken.
  3. Erhalt des Zustellungsnachweis mit Sende- und Empfangsbestätigung, mit Zeit- und Datumstempel und Bestätigung der Einhaltung des Datenschutzes.
  4. Der Empfänger kann ohne Hürden die E-Mail öffnen, lesen und auch verschlüsselt antworten.

Schreiben Sie uns.

Kontaktieren Sie uns über den Chat oder per E-Mai. Wir antworten gern.

E-Mail-Einschreiben - Zustellungsnachweis

Entdecken Sie die Vorteile eines E‑Mail‑Einschreiben

 

  • Sie können lückenlos und jederzeit nachweisen, wer wann was wie an wen gesendet hat
  • Dank Outlook & Gmail Add-in kein Erlernen neuer Software
  • Höchste Empfängerakzeptanz, das E-Mail Einschreiben wird wie eine gewöhnliche E-Mail empfangen
  • Alle Nachrichten mit Zustellungsnachweis
  • Große Dateien bis 1GB versenden

E-Mail Tracking & Nachweis

Wann immer E-Mails nachweisbar (Inhalt, Datum/Zeit) beim Empfänger eingehen müssen, haben Sie mit RMail – dem E-Mail-Einschreiben die Sicherheit und Nachweisbarkeit, die Sie benötigen.

Dank des “Zustellungsnachweises” ist es auch nicht schwer, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.

Der Zustellungsnachweis dient als Beleg (Compliance Record) und weist nach, dass Sie Ihren Verpflichtungen vollumfänglich nachgekommen sind, sollte über die Zustellung und den Inhalt sowie Anhängen Unklarheit entstehen.

Der Zustellungsnachweis stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird automatisch an den Absender gemailt. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die dazugehörenden Zeitangaben und die geschützte Übertragung nachweisen zu können.

Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen in verschlüsselter und digital signierter Form, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben. Alle Informationen sind digital signiert und somit manipulationssicher.

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU wurden die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes europaweit vereinheitlicht. Der Zustellungsnachweis dient als Compliance Record für Artikel 5 §2 der DSGVO für die Übertragung personenbezogener Daten bei Einsatz von Verschlüsselung (Artikel 5 Absatz 1f, Artikel 32).

Kein Hinterher-Telefonieren mehr! Mit RMail erweitern Sie Ihr bestehendes E-Mailprogramm um die wichtigen Elemente, die ein Einschreibebrief ausmacht: Man weiß, er ist angekommen. Mit RMail gehen wir noch weiter: Sie erhalten nicht nur den Nachweis, dass Ihre E-Mail angekommen ist, sondern auch wann. Sie erfahren, ob Sie gelesen wurde. Sie können nachweisen, was gesendet wurde. Ihre Versicherung – denn normale E-Mails lassen sich ganz leicht fälschen.

E-Mail Verschlüsselung

Dank den vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten von RMail versenden Sie Lohnabrechnungen, Verträge und andere vertrauliche Dokumente verschlüsselt. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse.

Dank automatischer Verschlüsselung können Sie sicher sein, dass vertrauliche Informationen vertraulich bleiben. Secure Reply ermöglicht Empfängern von überall verschlüsselt zu antworten.

Wir kümmern uns im Hintergrund darum, damit Ihre vertraulichen Daten vertraulich bleiben.
Der Empfänger empfängt eine gewöhnliche E-Mail. Keine Zusatzsoftware, kein Portal, keine Registrierung.

[1] TLS verfügbar: Die Nachricht wird per TLS 1.2 über einen sicheren Tunnel verschlüsselt zum Empfänger geliefert. Die E-Mail wird beim Empfänger wie eine herkömmliche E-Mail angezeigt, trägt aber einen zusätzlichen Hinweis bezüglich der sicheren Zustellung des sensitiven und vertraulichen Inhalts.

[2] TLS nicht verfügbar: Sollte TLS nicht verfügbar sein, wird die Original-E-Mail in ein sicheres, AES 256bit verschlüsseltes PDF (SecurePDF) verpackt und versandt.

verschlüsseln

RMail bietet Ihnen weitere nützliche Funktionen

 

 

  • Dank der LargeMail Funktion von RMail können Sie Anhänge bis zu einer Größe von 1 GB einfach per E-Mail versenden.
  • Dokumente elektronisch unterschreiben lassen (kein E-Mail senden –  E-Mail ausdrucken – unterschreiben – einscannen – zurück mailen)
  • SideNote für private Notizen an E-Mail-Empfänger

Mehr zur elektronischen Unterschrift

 

Das eSignOff von RMail erlaubt es dem Empfänger, eine E-Mail sowie das angehängte Dokument einfach im Browser zu unterschreiben. Wenn der Empfänger unterzeichnet, werden alle Anhänge automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt. Diese werden versiegelt (DigitalSeal) und an den Absender zurückgesendet.

Warum noch Verträge ausdrucken, kuvertieren, faxen / versenden und nachfassen, wenn es schneller und einfacher geht?

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Power Tools – imnudoo für Profis

Das E-Mail Einschreiben und die elektronische Unterschrift sind nur zwei Bausteine auf dem Weg zu elektronischen und digitalen Prozessen. Sie möchten mehr über Automation, API Anbindungen, Workflow-Optimierungen, Datenschutzprozesse und Portoeinsparungen erfahren?

Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen. Unsere Experten stehen Ihnen gerne persönlich zur Seite.

Automation

 

Erweitern Sie den Funktionsumfang Ihrer CRM und ERP Systeme. Ob per API oder Domain-Extension: Die RMail Funktionen lassen sich leicht und unkompliziert integrieren. Steigern Sie Ihre Effizienz in der Auftragsbearbeitung und im Vertrieb, z.B. mittels elektronischer Unterschriften per Browsereinladung oder per E-Mail SignOff.

Wir helfen Ihnen gerne weiter und sind nur einen Klick entfernt.

Fragen zu E-Mail-Einschreiben (FAQ)

Was ist der Unterschied zur Outlook Lesebestätigung?

Viele Empfänger haben das Senden von Lesebestätigungen standardmäßig deaktiviert. Zudem ist es nur die Bestätigung, dass die E-Mail geöffnet wurde. Es ist KEINE Bestätigung, dass das was Sie gesendet haben, auch beim Empfänger so ankam.

Der Zustellungsnachweis des E-Mail-Einschreibens hält in jedem Fall fest, was der Inhalt war, wann die E-Mail von wem gelesen wurde und wie die Übertragung stattfand (z.B. verschlüsselt). Sie sind auf der sicheren Seite.

Was passiert wenn meine E-Mail nicht beim Empfänger ankommt?

Das kann passieren: Tippfehler in der E-Mail-Adresse. Sie erhalten einen Fehlerbericht.

Wie rechtssicher ist dieser Nachweis?

Der Zustellungsnachweis basiert auf den Server-Logs der beteiligten Rechner während der E-Mail-Zustellung. Diese Daten sind frei verfügbar, werden in der Regel aber nach wenigen Stunden / Tagen automatisch gelöscht.

Der RMail Zustellungsnachweis kombiniert auf einzigartige Weise die Log-Files mit Zeitstempeln und dem gesendeten Inhalt und fügt eine Echtheitsinformation hinzu. Manipulation ausgeschlossen.

Sie können jederzeit nachweisen, wer wann was wie an wen gesendet hat. Was hat die Gegenseite in der Hand? Ein E-Mail auf dem Papier, was jeder fälschen kann? RMail ist fälschungssicher.

Wo liegen unsere Daten?

Unsere Server stehen in Frankfurt/Main in einem ISO27001 zertifiziertem Datenzentrum und unterliegen den geltenden europäischen Datenschutzrichtlinien.

RMail ist ein sogenannter True-Delivery-Service. Wir speichern keine Daten länger als unbedingt notwendig. Deshalb bieten wir auch für unsere RMail Web-App keine Postfachfunktion.

Die Aufbewahrungsdauer der LargeMail Dateianhänge sowie der Dokumente zur elektronischen Unterschrift liegen 14 Tage bzw. 30 Tage auf dem Server. Sie können diese Zeit jedoch selbst bestimmen.

Was ist imnudoo?

imnudoo ist eine Online-Plattform mit Online-Dienstleistungen für die Geschäftspost, egal ob per Brief oder per Internet. Mit imnudoo lassen sich Briefmarken für alle Postprodukte der Deutschen Post erzeugen. Eine Spezialität ist die Individualisierung: Erstellen Sie eigene Briefmarken und beeindrucken Sie Ihre Geschäftspartner!

Doch Geschäftspost ist nicht nur Ausgangspost. RMail powered by imnudoo verbessert Ihre E-Mailkommunikation mit längst überfälligen Funktionen wie gerichtsfester Nachweisbarkeit und DSGVO Compliance. Der integrierte File-Sharing Dienst ermöglicht das Senden von Dateien bis zu 1 GByte.

imnudoo geht weiter: Mit RSign powered by imnudoo können Sie Ihre Dokumente zur elektronischen Unterschrift versenden. Funktioniert mit jedem Office-Dokument und bringt Ihr Büro in Schwung.