Die elektronische Unterschrift einfach erklärt!

Wie oft haben Sie ein Dokument zur Unterschrift erhalten und mussten es mühselig ausdrucken, unterzeichnen, wieder einscannen und versenden? Und wie oft musste Ihr Vertragspartner genau dasselbe tun? Mit unserer neuen Lösung auf imnudoo, der elektronischen Unterschrift, haben wir Ihre Arbeitsschritte deutlich reduziert und verbessert. Wie genau das funktioniert und welche Arten von elektronischen Unterschriften es gibt, erfahren Sie in unserem folgenden Artikel.

Was ist eigentlich eine elektronische Unterschrift?

Als Unterschrift / Signatur wird eine handschriftliche Willenserklärung einer natürlichen Person bezeichnet. Z.b. bei der Unterzeichnung einer Vereinbarung, gilt dies als Willenserklärung mit dem Inhalt einverstanden zu sein.

Eine elektronische Unterschrift ist eine digital erstellte Signatur, die je nach Ausprägung der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sein kann (EU-Verordnung eIDAS Nr. 910/2014). Sie enthält Algorithmen um diese Signaturen eindeutig zu erzeugen und die Integrität des Inhaltes sicher zu stellen. Somit wird es praktisch unmöglich ein elektronisch signiertes Dokument zu manipulieren / nachträglich zu ändern.

Doch elektronische Unterschrift ist nicht gleich elektronischer Unterschrift. Sie müssen beachten, dass es 3 unterschiedliche Typen der elektronischen Unterschrift in Deutschland gibt: die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Unterschrift. Diese Unterschriften-Standards müssen je nach Anwendungsfall passend gewählt werden.

Einfache elektronische Unterschrift

Einfache elektronische Unterschriften haben nur eine geringe Beweiskraft, sind aber für viele Anwendungsfälle häufig ausreichend. Anwendung finden sie bei unternehmensinternen Formular- und Genehmigungsprozessen, sowie bei formfreien Vereinbarungen. Unter diesen versteht man Vereinbarungen, bei denen keine Schriftform erforderlich ist und die Vertragsparteien die Form selbst festlegen können (mündlich, schriftlich etc.). Einfache Signaturen werden häufig für interne Genehmigungen, Bescheinigungen, Protokolle, Berichte etc. verwendet.

Es gilt: Eine einfache elektronische Signatur stellt keine verifizierbare Unveränderbarkeit der erfassten Formulardaten sicher.

Praxis:

Einfache Signaturen können bspw. mit Hilfe eines Kritzelfeld aufgebracht werden. Kritzelfeld erlassen sich z.B. in Webformulare, als auch in PDF Formulare einbetten.

Fortgeschrittene elektronische Unterschrift

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten gesetzliche Vorschriften, die in der Verordnung eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services) festgehalten sind.

Fortgeschrittene Signaturen müssen demnach die folgenden Anforderungen erfüllen:

  1. eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sind,
  2. die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen,
  3. unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erzeugt werden, „die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann“, und
  4. mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Praxis

Für fortgeschrittene Signaturen im Web-Umfeld, wie beispielsweie (Kauf-)Verträge im B2B- oder B2C-Umfeld, bieten sich andere Lösungen an, wie z.B. RSign auf imnudoo.

Die elektronische Unterschrift mit RSign auf imnudoo bietet Ihnen dank seiner Vielzahl an Optionen höchste Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe rund um die elektronische Signatur. Über das Management Dashboard und den Menüpunkt „Verwalten“ erhalten Sie jederzeit aktuelle Informationen zu Ihren Dokumenten. Mit der integrierten Tracking und Reporting-Funktion sind Sie stets auf dem aktuellen Stand. So wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Dokumente befinden und können frühzeitig auf mögliche Verzögerungen reagieren. Erstellen Sie Vorlagen für häufig verwendete Dokumente oder vergeben Sie Rollen und fügen Sie Bedingungen, Anschreiben und Dokumentenfelder ein. Wenn Sie mehr zu der elektronischen Unterschrift von RSign & imnudoo erfahren möchten, dann klicken Sie hier. Oder wenn Sie zur elektronischen Unterschrift beraten werden möchten, buchen Sie sich hier ganz unverbindlich einen Beratungstermin bei unserer IT-Account Managerin, Frau Jana Kaufmann.

Qualifizierte elektronische Unterschrift

Die qualifizierte elektronische Unterschrift muss mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat der elektronische Signatur beruhen.

Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht einer persönlichen Unterschrift und bietet so die höchste Beweiskraft bei digitalen Unterschriften. Sie ist damit für alle Transaktionen und Unternehmen geeignet, bei denen eine eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist, wie z.B. bei Verbraucherkrediten oder Zeitarbeit, etc.

Unterzeichner müssen bei qualifizierten Unterschriften eine zertifikatbasierte digitale ID verwenden, die von akkreditierten EU-Vertrauensdiensten herausgegeben werden und die auf einem geeigneten Gerät zur Erstellung von qualifizierten Signaturen gespeichert ist.

Praxis

Dazu gehören z.B. Prozessor-Chipkartensystemen, die mit Hilfe von Kartenlesegeräten ausgelesen werden. Ein Beispiel dafür ist der elektronische Personalausweis, der zur Verwendung als elektronischer Identitätsnachweis geeignet ist.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen das die elektronische Unterschrift ein komplexes Thema ist. Die Wahl der richtigen Methode sollte daher gründlich überlegt werden, da auch die Kosten zwischen einfachen und qualifizierten Signaturen, um viele Faktoren auseinanderliegen können. Häufig ist es auch sinnvoll, nicht bereits den bekannten (gewohnten) Ablauf durchzugehen, sondern auf Basis des Projektziels einen Ablauf und eine Lösung abzuleiten.

Wenn Sie zu dieser Problemstellung der elektronischen Unterschrift beraten werden möchten, buchen Sie sich hier ganz unverbindlich einen Beratungstermin bei unserer IT-Account Managerin, Frau Jana Kaufmann.

 

Lesen Sie mehr