Große Dateien sicher versenden

Bei vielen Providern ist die maximale Größe für E-Mail Anhänge begrenzt. So können beispielsweise bei Yahoo und GMail mit einer E-Mail maximal 25 Mbyte versendet werden. Neben E-Mails stehen heute zahlreiche weitere Möglichkeiten zum Teilen großer Dateien wie beispielsweise Fotos oder Videos zur Verfügung. WhatsApp oder Google Drive sind nur wenige Beispiele. Doch gerade bei sensiblen Unternehmensdaten ist ein sicheres, DSGVO-konformes Versenden von E-Mails extrem wichtig.

Nutzung privater Dienste zum Versenden sensibler Unternehmensdaten

Im privaten Bereich nutzen die meisten Menschen verschiedene Cloud-Dienste wie beispielsweise Dropbox oder GoogleDrive, mit denen große Dateien schnell und einfach gespeichert und geteilt werden können. In Sekundenschnelle lässt sich ein Link zum Teilen der Inhalte erzeugen, welcher anschließend einfach an die gewünschten Personen weitergeleitet wird.

Da den Mitarbeitern zahlreicher Unternehmen geeignete Möglichkeiten fehlen, große Dateien auszutauschen, kommen hierfür häufig private Cloud-Speicherplätze zum Einsatz. Dadurch liegen vertrauliche Unternehmensdaten immer häufiger auf den privaten Speicherplätzen der Mitarbeiter, wo sie regelmäßig von Cloud-Betreibern gescannt werden. Auf diese Weise geraten vertrauliche Daten schnell in die falschen Hände.

Welche Ansprüche müssen File Sharing Tools erfüllen?

Verschiedene Tools ermöglichen das Versenden großer Anhänge für private und berufliche Zwecke. Um große Dateien DSGVO-konform versenden zu können, müssen solche Tools verschiedene Ansprüche erfüllen:

  • Einfache Integration in das genutzte E-Mail Programm.
  • Übertragene Dateien werden nicht online gespeichert.
  • Nur die Personen mit Zugriffsrechten können auf die Dateien in der Cloud zugreifen.
  • Die versendeten Links erreichen die Ziel-E-Mail Adresse.
  • E-Mails können verschlüsselt werden.
  • Erfolgreiches Zustellen und Öffnen der Einladungs-E-Mails kann nachgewiesen werden.

Wie Sie große Dateien DSGVO-konform versenden können

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool, mit dem sich große Anhänge sicher versenden lassen, haben sich viele Unternehmen für Large Mail als Teil der R-Mail Suite entschieden. Der weltweit führende Dateitransfer Service überzeugt durch folgende Vorteile:

  • Durch die Integration von Large Mail in den Workflow des Mitarbeiters wird kein separater Browser oder Log-In benötigt.
  • Aus Outlook können Mitarbeiter E-Mails mit bis zu 1 Gigabyte Anhängen versenden.
  • Large Mail verwendet eine vertrauenswürdige, verifizierte Absender-Adresse ohne Werbung und Spam.
  • Zum Verifizieren der E-Mail Zustellung verwendet Large Mail den Zustellungsnachweis von RMail. Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dient dieser als Compliance Record.
  • Mit LargeMail kann die gesamte Kommunikation verschlüsselt werden.
  • Die Downloadbenachrichtigungen, Speicherdauer, etc. lassen sich durch die IT Abteilung oder einen Verantwortlichen administrieren.

Mehr Informationen zu Large Mail, der E-Mail-Verschlüsselung, elektronischen Unterschrift oder der Online Briefmarke von imnudoo erhalten Sie unter www.imnudoo.de. Gerne können Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann buchen und lassen Sie sich individuell zu Ihren Unternehmensbedürfnissen beraten. Wir unterstützen Sie in der Digitalisierung Ihrer Workflows, sowie in datenschutzrechtlichen Fragen und Audits- Ihr imnudoo Team!

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