Jetzt Neu: RMail Recommends –

Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung für Ihr Unternehmen

Die Kommunikation in Unternehmen muss sowohl benutzerfreundlich als auch sicher sein. Damit vertrauliche Unternehmensdaten nicht in falsche Hände geraten, kommt der Verschlüsselung von E-Mails eine hohe Bedeutung zu. Zudem ist ein hoher Automatisierungsgrad von Vorteil, der sichergestellt, dass die Verschlüsselungstechnik von Mitarbeitern immer angewendet wird. Regelmäßig führen IT-Abteilungen Schulungen durch, um sicherzustellen, dass der Faktor Mensch für’s Unternehmen nicht zum Verhängnis wird. Das neue Feature RMail Recommends macht die Funktionalität des Verschlüsselungsdienstes RMail noch sicherer und benutzerfreundlicher. Warum Unternehmen ihre E-Mails unbedingt verschlüsseln sollten und wie sich das mit RMail Recommends einfach durch automatisierte E-Mail-Verschlüsselung umsetzen lässt, erfahren Sie hier.

Darum sollten Unternehmen ihre E-Mails verschlüsseln

Eine unverschlüsselte E-Mail ist wie eine Postkarte, die auf dem Weg zu ihrem Empfänger von jedem mitgelesen werden kann, der sie in die Hände bekommt. Deshalb ist die Verschlüsselung von E-Mails gerade bei sensiblen Unternehmen- oder Kundendaten extrem wichtig. Doch mehr als die Hälfte der Unternehmen versendet zumindest ab und zu unverschlüsselte Daten und ein Fünftel der Unternehmen verschlüsselt E-Mails gar nicht. Dies ist sowohl im Hinblick auf die immer wieder auftretenden Datenskandale als auch auf die gültige Datenschutz Grundverordnung fatal. Denn gemäß Artikel 32 der DSGVO sind Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen. E-Mail, die vertrauliche Daten enthalten, sollten deshalb vor dem Absenden immer verschlüsselt werden. Dadurch müssen Unternehmen keine rechtlichen Konsequenzen befürchten und werden zudem von außen als seriöses Unternehmen wahrgenommen.

Automatisierte E-Mail Verschlüsselung mit RMail Recommends

Im Normalfall müssen Mitarbeiter ihre E-Mail aktiv verschlüsseln, bevor sie diese versenden. Durch menschliche Fehler passiert es jedoch immer wieder, dass eine E-Mail versehentlich doch unverschlüsselt versendet wird. Das neue Feature RMail Recommends agiert direkt beim Versenden der E-Mail und empfiehlt oder verlangt automatisch, dass die Nachricht verschlüsselt werden muss. Damit erweitert das neue Feature die bereits bestehende Funktionalität von RMail um eine automatisierte Empfehlungsoption. Enthält eine E-Mail beispielsweise personenbezogene Daten, erscheint dem Absender beim Versenden der Nachricht ein kleines Pop-up Fenster. Dieses empfiehlt dem Mitarbeiter, die E-Mail mit dem Verschlüsselungsdienst von RMail zu versenden.

Unternehmen können mit RMail Recommends festlegen, welche Art von Nachrichten verschlüsselt werden müssen, welche Triggerwörter dazu verwendet werden sollen und ob Mitarbeiter die E-Mail-Verschlüsselung bestätigen müssen. Optional kann der Mitarbeiter vorab informiert werden, ob seine E-Mail-Nachricht verschlüsselt werden muss, oder nicht. All diese Grundeinstellungen und Triggerwörter werden individuell auf Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst und benötigen nach der einmaligen Einrichtung nur wenige administrative Betreuung. Somit können Unternehmen mithilfe von RMail Recommends, die automatisierte E-Mail-Verschlüsselung, sicher und effizient menschliche Fehler ihrer Mitarbeiter effektiv reduzieren und die Sicherheit in der Kommunikation erhöhen.

Die wichtigsten Vorteile von RMail Recommends auf einen Blick:

  • Menschliche Fehler werden reduziert
  • RMail Recommends empfiehlt oder fordert beim Versenden automatisch die Verschlüsselung der Nachricht
  • Automatische Durchsetzung der Compliance durch cleveres E-Mail Management
  • DSGVO-konforme Lösung zur Verarbeitung & Verwaltung personenbezogener Daten
  • Reduzierung von Sicherheitslücken im E-Mail-Management, Erhöhung der IT-Sicherheit
  • Durch Automatische Verschlüsselung einfache Handhabung, keine Mitarbeiterschulung nötig

Auch auf imnudoo können Sie die E-Mail-Verschlüsselung von RMail nutzen und so die Vorzüge eines gerichtssicheren Sendungsnachweises testen. Wenn Sie gerne zur E-Mail-Verschlüsselung oder zur automatisierten E-Mail-Verschlüsselung beraten werden möchten, können Sie hier eine Produktdemo mit unserer IT-Account-Managerin Jana Kaufmann buchen.

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